No176.従業員が退職した場合の会社側の手続は？年金事務所・ハローワーク・市役所への届け出や、従業員に渡す書類
従業員が退職する場合、会社側は、従業員とのやり取りだけではなく、年金事務所や市役所等への書類提出など、さまざまな作業を行う必要があります。
今回は、退職時の「会社側の手続」につき、相手ごとにまとめてお伝えします。
１． 従業員（退職者自身）とのやりとり
（１） 退職者から回収するもの
- 退職届（必須ではないが後々のトラブルを考えると、入手しておくのがベター）
- 健康保険被保険者証（本人及び扶養家族分）
- 社員証、セキュリティカード、作業着や通勤定期券など
- 名刺やPC、会社携帯、取引先との書類、データなど
なお、退職時は、例外的に有給休暇の買取が認められています。取得しきれない有給休暇の買い取りを求められた場合は、会社と退職者で協議で金額を決定します。
（２） 退職者に渡すもの
| 離職票（雇用保険被保険者離職票１・２） （希望する場合or59歳以上） |
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|---|---|
| 雇用保険被保険者証 （会社が預かっている場合のみ） |
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| 源泉徴収票 |
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| 健康保険被保険者資格喪失証明書（希望する場合） |
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年金手帳 （会社が預かっている場合のみ） |
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退職証明書 （希望する場合のみ） |
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２． ハローワーク関係（雇用保険）
| 提出書類 | 雇用保険被保険者資格喪失届 |
|---|---|
| 提出先 | 所管のハローワーク |
| 添付書類 （離職票を希望する場合のみ） |
・雇用保険被保険者離職証明書 ・退職理由を確認できる書類（退職届など） ・労働者名簿（フォームは自由） ・賃金台帳（7か月分） ・出勤簿、タイムカードなど（12か月分、賃金支払基礎日数11日以上の月） |
| 期限 | 退職日の翌日から10日以内 |
本人に離職票を渡す場合、まず会社からハローワークに離職証明書（雇用保険被保険者離職証明書）を提出する必要があります。
「離職証明書」は3枚セットになっており、まずは会社が作成の上、ハローワークに提出します。
その後、ハローワークから押印済のものが戻ってきますので、うち1枚は退職者に渡す離職票（離職票2）として代用可能です。
３． 年金事務所関係（社会保険）
| 提出書類 | 被保険者資格喪失届 |
|---|---|
| 提出先 | 所管の年金事務所 |
| 添付書類 | 健康保険被保険者証（本人及び扶養家族分。紛失した場合は「健康保険被保険者証回収不能・紛失届」） |
| 期限 | 退職日の翌日から5日以内 |
なお、健康保険は、2年間を限度に任意継続も可能です。ただし、任意継続の場合は、全額従業員負担となりますので、負担額は、おおむね倍程度になります。
４． 市役所関係（住民税）
住民税を特別徴収している場合は、以下の書類の提出が必要となります（普通徴収の場合は不要。
| 提出書類 | 給与所得者異動届 |
|---|---|
| 提出先 | 退職者が居住する各市区町村 |
| 期限 | 退職日の翌月10日 |
前年分の住民税の徴収については、退職月によって手続きが異なりますので、ご注意ください。
| 退職月 | 住民税の徴収方法 |
|---|---|
| 1月～5月 | 原則、残り分を最後の給与から一括徴収（特別徴収は6月～5月）。 |
| 6月～12月 | 原則、退職月まで特別徴収。翌月から普通徴収切替 一括徴収の希望がある場合は、一括徴収月の翌月10日に納付。 |
再就職先が既に決まっていて、1カ月以内に次の会社に入社する場合、特別徴収を継続することができます。
この場合、「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」を、退職する社員に渡し、退職社員が再就職先に提出します。
その後、新しい職場が、追加情報を記載し、退職翌月10日までに提出します。
退職した場合の住民税の手続については、別途こちらでまとめています。ご参照ください。
５． その他
- 情報漏洩しない誓約
取引先との情報などを社外に漏らされないよう、データはすべて返還したことや、情報漏洩しない誓約をもらっておく方がよいと思います。 - PC・メールアカウント・社内システムのアクセス権停止
サーバーやクラウドのアクセス権・PCなどのアカウントの削除を行います。
６． Youtube
YouTubeで分かる「従業員が退職した場合の会社側の手続は？」
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